智能文件交換柜 具備多方式的提示功能，以避免交換人員無意識的誤操作，提高操作的準確性和及時糾錯能力。常用的提示方式有以下幾種：

1、狀態燈提示：交換箱箱格上設有相應的狀態提示燈，投件人員根據指示燈快速找到要投件的部門。

2、聲音提示：若有誤操作，交換箱格聲音裝置會發出蜂鳴聲，以提示并引起用戶注意。

3、控制提示：當投件人員不小心將公文誤投其他部門箱格時，錯誤箱格的門禁控制不會打開門禁擋板，因此，就無法投入此誤投箱格。從而確保了分發投件的準確性。

4、投件計數顯示：投件完成后，屏幕顯示箱格內已有文件數量，加急文件會標紅顯示，便于取件人員查看。

天瑞恒安的智能文件交換柜是一款具有聯網、收發件、短信驗證碼通知功能的智能柜，主要表現為企業、政府機關(公檢法等)工作人員將當事人需要的文件放入智能文件交換柜中，并可通過系統下發短信驗證。