隨著信息化技術的發展和電子政務的推進，辦公智能化、自動化是現代辦公的發展趨勢；由于傳統的公文處理采用手工模式，存在著手工登記、工作繁重；人工分揀、量大易錯；人人交接，易出差錯；統計緩慢、查詢不便；造成了難以追溯、責任不明等客觀現象，給文件交換流轉工作帶來了極大的困擾。

     葫蘆島市委與時俱進，完善辦公業務流程，引進智能文件交換柜，從而實現部門之間的24小時自助文件交換，極大地提高了工作效率，節省了人工成本；

      天瑞恒安智能文件交換柜管理系統以交換站為核心，以各交換單位為節點，通過先進的智能交換箱技術、條碼技術和計算機軟件技術的完美結合，使同城機關單位公文交換工作能安全保密、快速準確、科學規范的進行，徹底告別了傳統的手工登記處理模式，邁入了信息化管理的新時代。

     智能文件交換柜屬于硬件設備，設備配套相應管理軟件，能夠完成投遞、簽收信息的自動記錄，計 數、箱門自動開啟等功能的實現。箱體可由一個或者多個箱格組成，每個箱格代表一個收件單位，使得存取操作有記錄、日志可查詢、信息化數據化管理；目前該智能文件交換柜已經調試完畢并且投入使用，得到了單位領導的一致好評。